Procedureoverzicht

Een overzicht van de stappen in de formele procedure die uiteindelijk wordt afgesloten door de openbare verdediging van het proefschrift wordt hieronder weergegeven.

1. Promovendus

De promovendus treedt met de ten aanzien van het weten­schaps­gebied meest gerede hoogleraar in overleg over het beoogde promotie­onder­zoek en over de bereidheid van deze hoogleraar als promotor op te treden. Deze hoogleraar bericht de promovendus zo spoedig mogelijk schriftelijk of hij al dan niet bereid is als promotor op te treden en zendt daarvan afschrift aan de decaan van de desbetref­fende faculteit.

De promovendus gaat na of hij voldoet aan de wettelijke opleidingseis. Als hij aan deze eis niet voldoet, kan hij de decaan hiervan ontheffing vragen (zie: “Toegang tot de promotie”).

Zodra de promovendus de bereidverklaring van de hoogleraar heeft ontvangen, verzoekt hij de decaan de desbetreffende hoogleraar als promotor aan te wijzen. Daarbij maakt de promovendus gebruik van formulier/bijlage 2 en legt hij daarbij over hetzij een gewaar­merkte kopie van het getuigschrift waaruit blijkt dat hij aan de wettelijke oplei­dingseis voldoet hetzij een verzoek tot ontheffing van die eis met in dat geval een aantal andere docu­menten (zie: “Toegang tot de promotie”). Voor dit verzoek maakt hij gebruik van formu­lier/bijlage 1.

2. Decaan

Zodra de decaan het verzoek heeft ontvangen een hoogleraar aan te wijzen als pro­motor, stelt hij vast of de promovendus aan de opleidingseis voldoet. In het be­vesti­gende geval dan wel in het geval dat de promovendus door de decaan van die eis ont­heffing heeft verkregen, wijst de decaan de hoogleraar die zich bereid heeft verklaard als promotor op te treden, als zodanig aan en doet hij hiervan schriftelijk mededeling aan die hoogleraar, aan de promovendus en aan het College voor Promoties. Op verzoek van de promovendus kan de decaan nog een tweede of, in zeer bijzondere gevallen, ook nog een derde hoogleraar, al dan niet van de faculteit, aanwijzen als promotor.

Indien de promovendus niet voldoet aan de wettelijke opleidingseis en daarvan nog geen ontheffing heeft verkregen, maar wel een verzoek tot ontheffing heeft ingediend moet de decaan eerst op dat verzoek beslissen.

3. Promotor

De promotor stelt uiterlijk zes weken nadat hij als zodanig is aangewezen, in overleg met de promovendus voor deze een op­leidings- en be­ge­lei­dingsplan vast en zendt hiervan afschrift aan de de­caan. Dit plan voorziet in periodiek overleg tussen promotor en pro­movendus en een schrif­telijk verslag­legging daar­van.

In geval twee of drie promotores zijn aangewezen, bepalen de promotores, de promo­vendus gehoord, hun onderlinge taakverdeling. Deze taakverdeling wordt in een ge­schrift vastgelegd, waarvan afschrift wordt gezonden aan de promovendus en aan de decaan.

De promotor kan, de promovendus gehoord, de decaan vragen een copromotor aan te wijzen. De promotor vergewist zich ervan, dat de voorgestelde copromotor bereid is als zodanig op te treden. Het verzoek kan in elk stadium van het promotieonderzoek worden gedaan.

4. Promovendus

De promovendus legt het manuscript van het proefschrift als geheel of in gedeelten aan de promotor voor ter toetsing van de vraag of wordt voldaan aan de eisen waaraan een proefschrift als grondslag voor de promotie moet voldoen.

De promovendus brengt de met de promotor overeengekomen wijzigingen in het manu­script aan en dient vervolgens het manuscript in zijn geheel ter goedkeuring in bij de pro­motor.

5. Promotor

Ingeval de promotor van oordeel is dat het manuscript aan de daaraan te stellen eisen voldoet en kan gelden als proeve van bekwaamheid tot het zelfstandig beoefenen van de wetenschap, verleent hij zijn goedkeuring. Indien een copromotor is aangewezen, ver­leent de promotor zijn goedkeuring niet dan na van diens oordeel kennis te hebben genomen.

Binnen zes weken na inlevering van het manuscript bij de promotor bericht deze de pro­movendus door middel van formulier 3 dat hij het manu­script goedkeurt als proef­schrift dan wel deze goedkeuring onthoudt. Hij zendt de decaan hier­van afschrift.

6. Promovendus

Zo spoedig mogelijk na de goedkeuring van het manuscript, legt de promovendus aan de promotor ten minste vier stellingen voor die betrekking hebben op het onderwerp van het proefschrift, ten minste vier wetenschappelijke stellingen die betrekking hebben op het vakgebied van het onderwerp van het proefschrift en ten hoogste vier stellingen over een of meer onderwerpen ter keuze van de promovendus.

7. Promotor

De promotor deelt de promovendus mede of de stellingen naar zijn oordeel voldoen aan de daaraan gestelde eisen. In het bevestigende geval zendt de promotor de tekst van de stellingen en zijn oordeel daarover aan de de­caan.

Zodra de promotor het manuscript als proefschrift heeft goedgekeurd, verzoekt hij de decaan de promotiecommissie in te stellen. Hij voegt bij zijn verzoek een voorstel om­trent de samenstelling van de commissie na zich van de bereid­heid van de betrokkenen het lidmaatschap van de commissie te aanvaarden, te hebben vergewist.

De promotor voegt bij zijn verzoek voldoende exemplaren van het proef­schrift ter ver­spreiding onder de leden van de commissie.

8. Decaan

Uiterlijk drie weken na de ontvangst van het besluit van de promotor tot goed­keuring van het manuscript als proefschrift en de mede­deling omtrent de stellingen stelt de decaan op verzoek van de promotor de promotiecommissie in.

9. Promotiecommissie

De promotiecommissie geeft binnen zes weken na ontvangst van het proefschrift aan de promotor schriftelijk antwoord op de vraag of de promovendus door middel van het proefschrift een zodanig bewijs van bekwaamheid tot het zelfstandig beoefenen van de wetenschap heeft geleverd dat hij tot de verdediging daarvan kan worden toegelaten.

10. Promotor

De promotor draagt zorg voor een onmiddellijke schriftelijke mededeling van het besluit van de toelating dan wel de weigering daarvan aan de promovendus met gebruikmaking van formulier/bijlage 5 met een afschrift daarvan aan de decaan.

11. Decaan

Zo spoedig mogelijk na de ontvangst van het afschrift van het besluit van de promotie­commissie dat de promovendus tot de verdediging van het proefschrift kan worden toe­gelaten, stelt de decaan vast of de promovendus toegang heeft tot de promotie. Hij doet hiervan onverwijld met gebruikmaking van formulier/bijlage 6 medede­ling aan de promovendus, de promotor, de pedel en het College voor Promoties.

12. Promovendus

De promovendus meldt zich door middel van formulier/bijlage 7 voor de verdediging van het proefschrift aan bij de pedel.

De promovendus mag het proefschrift pas vermenigvuldigen nadat de promotie­com­missie heeft besloten dat hij tot de verdediging daarvan kan worden toege­laten en de decaan heeft vastgesteld dat hij toegang heeft tot de promotie (zie onder 11).

Tot vermenigvuldiging van het voor- en nawerk van het proefschrift en de stellingen kan pas worden overgegaan, nadat de decaan zijn akkoord daaraan heeft gehecht. De re­dactie van de titelpagina van het proefschrift en de achterkant daarvan behoeft de goed­keuring van de pedel.

13. Pedel

De pedel stelt het tijdstip van de promotie vast na overleg met de promotor, de promo­vendus en de decaan. Dit tijdstip wordt niet eerder vastgesteld dan nadat door de decaan is vastgesteld dat de promovendus toegang heeft tot de promotie (zie onder 11).

Met de wen­sen van de promovendus omtrent de datum wordt zoveel mogelijk rekening gehouden.

De pedel bericht de promovendus tijdig over de goedkeuring van de titelpagina van het proefschrift en de achterkant daarvan.

14. Promovendus

Ten minste drie weken voor het tijdstip van de promotie bezorgt de promovendus tien exemplaren van het proefschrift en de los ingevoegde stellingen op het bureau van de pedel en twee naar de Decaan van de Faculteit en exemplaren naar de oppositiecommissie. Tevens bezorgt hij vijf exemplaren bij de Universiteitsbibliotheek. Verder levert hij het proefschrift op een door de bibliothecaris van de universiteit nader te bepalen wijze in elektronische vorm aan bij de Universiteitsbibliotheek te behoeve van opname in het institutionele repositorium (IR) van de universiteit.

Ten minste drie weken voor het tijdstip van de promotie verschaft de promovendus de uni­versiteit een licentie voor niet-exclusieve openbaarmaking van het proefschrift in digitale vorm, zo nodig met een tijdelijk embargo. Voor het verschaffen van deze licentie is de pro­mo­vendus gehouden de door het College van Bestuur vastgestelde standaard licentie­overeenkomst formulier/bijlage 4 te ondertekenen.

15. Promotor

De promotor doet de decaan een voorstel voor de samenstelling van de oppositiecom­missie.

16. Decaan

De decaan stelt de samenstelling van de oppositiecommissie vast en doet hiervan schrif­telijk mededeling aan de promovendus, de promotor en de pedel.

17. Promovendus

De promovendus verdedigt het proefschrift in het openbaar ten overstaan van de oppo­sitie­commissie.

Laatst Gewijzigd: 04-03-2013