De promovendus

Voor promotiezittingen zijn in de onderwijsperiodes de dinsdag-, woensdag- en de donderdag-middag beschikbaar.

1. Beschikbare dagen

De tijdstippen waarop gepromoveerd kan worden zijn dinsdag, woensdag en donderdag telkens om 10:00, 11:15, 13:45, 15:00 en 16:15.

2. Gang van zaken tijdens de plechtigheid

De promovendus wordt vóór de promotie door zijn promotor ingelicht over de gang van zaken tijdens de plechtigheid; eventuele aanvullende informatie wordt verstrekt door de pedel van de universiteit.

3. Promotie locatie

De promotiezitting vindt in de regel en bij voorkeur plaats in de Senaatskamer in het Academiegebouw. In deze zaal kunnen wegens de beperkte ruimte tijdens de verdediging van het proefschrift niet meer dan 64 belangstellenden worden toegelaten. Zij er meer belangstellenden dan kunnen die de plechtigheid volgen via een directe beeldverbinding op de begane grond van het Academiegebouw, dit geldt ook voor mensen die te laat komen of met kleine kinderen.  
Senaatskamer

4. Laatkomers

Na aanvang van de zitting worden belangstellenden niet eerder dan na de schorsing en voor de terugkomst van de commissie tot de bijeenkomst toegelaten.

5. Meer dan 64 belangstellenden.

Wanneer de promovendus verwacht dat er vanuit zijn eigen kring meer dan 64 personen daadwerkelijk bij de verdediging van het proefschrift aanwezig zullen zijn, kan een verzoek om de plechtigheid te laten plaatsvinden in het Groot Auditorium worden ingediend bij de pedel (pedel@bb.leidenuniv.nl).    

6. Ruimte van promotiezitting

Het verdient aanbeveling om enige tijd voor de datum van promotie door tussenkomst van de pedel kennis te nemen van de ruimte waarin de promotiezitting zal plaatsvinden. 

7. Leeftijdsgrens kinderen

Kinderen beneden 6 jaar worden niet toegelaten bij de verdediging van het proefschrift maar wel bij de bevordering tot doctor d.w.z. na hervatting van de zitting. Van de bij de zitting aanwezige kinderen wordt verwacht dat zij zich gedurende drie kwartier zo kunnen gedragen dat de promotieplechtigheid ongestoord kan verlopen. Tevens wordt ervan uitgegaan dat iemand uit het gezelschap van de promovendus een 'oogje in het zeil houdt' en zo nodig passende maatregelen neemt.

8. Uitnodigingen en proefschrift verspreiding

De promovendus en/of zijn paranimfen verzorgen zelf:

  1. de vervaardiging van de uitnodigingen tot bijwoning van de promotie en van de daarop volgende receptie en de invoeging van deze uitnodigingen in het proefschrift;
  2. de verspreiding van de proefschriften bestemd voor anderen dan de leden van de universitaire/facultaire gemeenschap en de Universiteitsbibliotheek.

NB: In verband met het ontbreken van voldoende parkeerfaciliteiten in de omgeving van het Academiegebouw wordt met klem aanbevolen op de uitnodiging tot bijwoning van de promotie en receptie te vermelden: Met tijdrovende parkeermoeilijkheden moet rekening worden gehouden.

9. Kledingvoorschriften promovendus en paranimfen

Men wordt geacht zich aan de volgende protocollair voorgeschreven regels houden:

  • de promovendus wordt begeleid door twee paranimfen;
  • de promovendus en mannelijke paranimfen gekleed zijn in rok met zwart vest, wit strikje en zwarte sokken;
  • de promovenda en vrouwelijk paranimfen gekleed zijn in bij de aard van de plechtigheid behorende stemmige kleding.

10. Aanspreekvormen

Tijdens de promotieplechtigheid gebruikt de promovendus de volgende aanspreekvormen:

  • (fungerend) rector: mijnheer/mevrouw de rector magnificus
  • promotor: hooggeschatte promotor
  • lid van de commissie, zijnde hoogleraar: hooggeleerde opponens
  • lid van de commissie geen hoogleraar,
  • wel gepromoveerd: zeergeleerde opponens
  • niet gepromoveerd: weledelgeleerde opponens

11. Geen woorden van waardering

De defensie en de woorden daaraan voorafgaand bevatten geenwoorden van waardering jegens de opponent over de aard en kwaliteit van de uitgebrachte oppositie.

12. Restricties fotografie tijdens de promotiezitting

Tijdens de verdediging van het proefschrift mag niet worden gefotografeerd en/of gefilmd. Na de hervatting van de zitting mag dit wel, zij het dat voor het maken van film-, video- en bandopnames er in de Senaatskamer geen faciliteiten (=stopcontacten) aanwezig zijn.

13. Video opname

Via de in de Senaatskamer en in het Groot Auditorium aanwezige vaste camera wordt van universiteitswege een video-opname (geen montage) incl. geluid gemaakt van de gehele promotieplechtigheid; de universiteit stelt de opname de jonge doctor ter beschikking als aandenken aan de plechtigheid.

14. Media aandacht

Indien er van de zijde van de publiciteitsmedia (radio en/of televisie) belangstelling bestaat voor het maken van opnamen tijdens de promotiezitting dient door tussenkomst van Strategische Communicatie en Marketing (SC&M) van de universiteit aan de rector magnificus een verzoek daartoe te worden gedaan onder opgave van redenen. Het maken van dergelijke opnamen behoeft in ieder geval de instemming van de promovendus en de promotor.

15. Informatie over de receptie

Informatie over de voorbereiding van de na de promotieplechtigheid in de Receptiekamer van het Academiegebouw gebruikelijke receptie dient bijtijds ingewonnen te worden bij Dhr. E.W.M. van Zuijlen van het Universitair Facilitair Bedrijf. Wanneer de receptie elders plaatsvindt worden direct na afloop van de plechtigheid de leden van de commissie in de gelegenheid gesteld in de jonge doctor met de pas verworven waardigheid geluk te wensen.

16. Naamsvermelding op bul en Engelse vertaling

  • de tenaamstelling van de bul is conform vermelding naam in Gemeentelijke Basis Administratie (GBA);
  • hetzelfde geldt voor door de universiteit verstrekte vertalingen (er wordt bij de bul een Engelse vertaling van de tekst op het diploma toegevoegd);
  • de pedel ziet er op toe dat hieraan de hand wordt gehouden en zal zich hierbij baseren op de Master-bul (die conform GBA zal zijn) of een facultaire verklaring dat de promovendus tot de graduate school is toegelaten (en op dat moment moet de graduate school dus kijken naar GBA of paspoort);
  • het College voor Promoties kan zich er wel in vinden dat een promovendus/a er voor kiest in het proefschrift , of de artikelen die het bevat, enkel de naam te gebruiken die hij/zij bezigt bij wetenschappelijk publicaties. Dus eventueel  de naam van de echtgeno(o)t(e).

17. Nadere informatie

Nadere inlichtingen omtrent de gang van zaken tijdens de promotieplechtigheid kunnen verder worden ingewonnen bij de pedel van de universiteit.

Laatst Gewijzigd: 18-06-2014